批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報告的異同點?

——來源：秘書之友 作者：史為恒

批復(fù)、函、報告是2012年4月16日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱為《條例》） 中明確規(guī)定的3個法定文種， 它們既有相同之處， 又存在著明顯的差異。

批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報告之“同”

一、都具有答復(fù)功能

《條例》規(guī)定： 批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項； 函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項；報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。從上述文字可以看出，這3 個文種的適用范圍中都有“答復(fù)” 或“回復(fù)” 字樣， 顯然它們都具有答復(fù)性功能。但是，因為函和報告這兩個文種還具有其他功能， 所以人們常把具有答復(fù)性功能的函和報告稱為“復(fù)函” 和“答復(fù)性報告”。

二、都屬于被動行文

批復(fù)、函、報告在發(fā)揮答復(fù)性功能時， 顯然應(yīng)有“問” 才能有“答”， 即答有所問、被動行文。不問而答， 會讓受文者莫名其妙。它們的制作都是建立在來文基礎(chǔ)之上的———批復(fù)和請示對應(yīng)， 復(fù)函和發(fā)函對應(yīng)， 報告和上級的詢問對應(yīng)。比如， 《國務(wù)院關(guān)于同意設(shè)立“中國品牌日” 的批復(fù)》（國函〔2017〕51 號）， 是針對《國家發(fā)展改革委關(guān)于設(shè)立“中國品牌日” 的請示》（發(fā)改產(chǎn)業(yè)〔2016〕2484號） 作出的答復(fù)； 《教育部關(guān)于同意建立亳州學院的函》（教發(fā)函〔2016〕74號）， 是針對《安徽省人民政府關(guān)于申請批準亳州師范高等專科學校升格為亳州學院的函》（皖政秘〔2015〕141號） 作出的回復(fù)； 《××市人民政府關(guān)于在本市文學藝術(shù)界開展檔案資料征集工作的報告》， 是對《××省政府辦公廳關(guān)于做好在文學藝術(shù)界開展檔案資料征集工作的函》這一來文的回應(yīng)。

三、都堅持一文一事

批復(fù)、函、報告在發(fā)揮答復(fù)性功能時， 必須堅持一文一事原則。一份批復(fù)針對一份請示，一份復(fù)函針對一份來函， 一份報告也只能回答上級提出的一個問題， “專事專辦” 特點明顯。需要指出的是， 假若一個單位的數(shù)份請示或數(shù)個單位同一內(nèi)容的請示是在同一辦公會議上審批的， 也應(yīng)該堅持一文一事原則， 分別作出批復(fù)， 而不應(yīng)在一份批復(fù)中包括數(shù)份請示的內(nèi)容。復(fù)函的制作， 也應(yīng)如此。比如， 《××大學教職工代表大會執(zhí)行委員會關(guān)于同意調(diào)整相關(guān)學院二級教代會執(zhí)委會主任、副主任的批復(fù)》， 將政治學院、美術(shù)學院、法學院等多個學院的二級教代會執(zhí)委會主要組成人員的批復(fù)合為一個，這種投機取巧的做法是極不正確的。

四、都要有發(fā)文引據(jù)

批復(fù)、復(fù)函和答復(fù)性報告都屬被動行文， 這一點常常在公文正文下筆伊始就要有所體現(xiàn)， 正文第一段常用諸如“××報送的關(guān)于××的××（××〔2017〕×號） 收悉” 等句式， 交代清楚發(fā)文的依據(jù)。如《國務(wù)院關(guān)于同意設(shè)立“中國品牌日” 的批復(fù)》（國函〔2017〕51 號）， 開頭寫道： “你委《關(guān)于設(shè)立“中國品牌日” 的請示》（發(fā)改產(chǎn)業(yè)〔2016〕2484 號） 收悉?！?在公文教學和實際寫作中， 我們把這部分內(nèi)容稱為“發(fā)文引據(jù)”。需要注意的是， 在發(fā)文引據(jù)中提到對方來文時， 應(yīng)先引標題， 然后在標題后加圓括號標明來文的發(fā)文字號。

五、都有固定的主送機關(guān)

在實際工作中， 批復(fù)、復(fù)函和答復(fù)性報告的受文對象即主送機關(guān)均為對自己“有所求” 的來文單位， 批復(fù)的受文對象為報送“請示” 的下級機關(guān)， 復(fù)函的受文對象為發(fā)出問函的單位， 而報告的受文對象是事前有過詢問的上級機關(guān)。如果其他機關(guān)也需要知道答復(fù)的內(nèi)容， 只能以抄送的形式送達。

六、歸檔時都應(yīng)“成雙作對”

筆者以為， 在辦理完畢后整理檔案時， 應(yīng)將請示與批復(fù)、來函與復(fù)函、詢問件與答復(fù)性報告放在一起， 合為一件。一般做法是， 將兩份公文編一個號， 批復(fù)在前、請示在后， 復(fù)函在前、來函在后， 答復(fù)性報告在前、來信來函在后， 或者將批復(fù)、答復(fù)的公文作為正本， 將請示或來函作為附件。即使請示與批復(fù)、來函與復(fù)函、詢問件和答復(fù)性報告不是同一年度形成的， 歸檔時也應(yīng)合為一件處理， 但是必須在備注欄內(nèi)說明。

批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報告之“異”

一、行文方向

按照行文方向， 可以將公文分為下行文、平行文、上行文。下行文就是上級機關(guān)向隸屬于自己的下級機關(guān)發(fā)送的公文， 上行文是下級機關(guān)向自己的直接上級機關(guān)報送的公文。上行文和下行文的發(fā)文機關(guān)和受文機關(guān)之間是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系或者業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。平行文是在平級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間傳遞的公文。批復(fù)、函和報告正好是這三種形式公文的代表文種。批復(fù)是典型的下行文， 用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項， 解決下級機關(guān)的實際困難或問題， 對下級機關(guān)的工作作出具體指導(dǎo)， 具有較強的行政約束力； 函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項， 是典型的平行文； 報告則是典型的上行文， 適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況， 回復(fù)上級機關(guān)的詢問， 以使下情上達， 便于上級機關(guān)準確有效地指導(dǎo)工作。

二、功能范圍

在批復(fù)、函和報告3個文種中， 批復(fù)只具有答復(fù)功能， 功能比較單一。但是， 函和報告除了具有答復(fù)功能外， 還有其他功能。函的功能眾多，除了復(fù)函， 還有發(fā)函（包括需要回復(fù)的申請函、商洽函、詢問函和不需要回復(fù)的告知函）； 報告，除了答復(fù)性報告外， 還有工作報告、情況報告等。另外， 批復(fù)只能對應(yīng)請示這一文種， 復(fù)函可以對應(yīng)來函， 在特殊情況下也可以回應(yīng)請示， 這種情況就是取得直接上級機關(guān)授權(quán)的辦公廳（室）， 可以用“復(fù)函” 代行“批復(fù)” 的職能。報告既可以回應(yīng)上級下發(fā)的通知、獲得授權(quán)的辦文機構(gòu)的來函等公文， 也可以回應(yīng)上級轉(zhuǎn)來的信件或上級打來的電話等， 發(fā)文事由靈活多變。

三、標題擬制

《條例》規(guī)定， 黨政公文的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成， 批復(fù)、函和報告也不例外。但三者的標題又有所不同， 批復(fù)的標題根據(jù)批復(fù)表態(tài)的不同可作細小的調(diào)整， 如果同意或原則同意下級機關(guān)的請示事項， 一般寫為“××（關(guān)于） 同意××××的批復(fù)”； 如果不同意下級機關(guān)的請示事項， 可以寫為“××關(guān)于××××的批復(fù)”， 當然， 在批復(fù)的具體內(nèi)容中要詳細列出不同意的理由。函的標題， 如是發(fā)函， 則寫為“××關(guān)于××××的函”； 如果是復(fù)函， 一般標題中要體現(xiàn)“復(fù)” 字， 寫為“××關(guān)于（同意） ××××的復(fù)函”。無論何種形式的報告， 標題都可以直接寫為“××關(guān)于××××的報告”， 有的單位將回復(fù)上級詢問的報告的標題寫成“××關(guān)于××××的答復(fù)報告” 是不妥當?shù)摹?/span>

四、機關(guān)代字

《條例》規(guī)定， 發(fā)文字號“由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成”。發(fā)文機關(guān)代字是發(fā)文字號的重要組成部分， 一般由機關(guān)代字與發(fā)文性質(zhì)代字構(gòu)成。批復(fù)、函、報告在行使答復(fù)功能時，機關(guān)代字應(yīng)有所不同。

批復(fù)的發(fā)文字號一般寫為“×函”， 比如《國務(wù)院關(guān)于長春市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》的機關(guān)代字為“國函”， 《國務(wù)院關(guān)于同意設(shè)立“殘疾預(yù)防日” 的批復(fù)》的發(fā)文字號為“國函〔2017〕89號”。批復(fù)作為下行文， 機關(guān)代字不用“×發(fā)” 而改用“×函” 是有緣由的， 主要原因為批復(fù)有固定的主送機關(guān)， 常以信函的形式制發(fā)。但是， 筆者查閱了一些地方行政機關(guān)的文件， 發(fā)現(xiàn)各地作批復(fù)的機關(guān)代字五花八門， 比如《省政府關(guān)于籌建江蘇省相城高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)的批復(fù)》的發(fā)文字號為“蘇政復(fù)〔2016〕50 號”， 《江蘇省人民政府關(guān)于南通市2016 年度第6 批次城市建設(shè)用地的批復(fù)》的發(fā)文字號是“蘇政地〔2017〕46號”， 《上海市人民政府關(guān)于同意調(diào)整本市城鄉(xiāng)居民最低生活保障標準的批復(fù)》的發(fā)文字號為“滬府〔2017〕44 號”， 《湖北省人民政府關(guān)于武漢市2015 年度城中村第3 批次城市建設(shè)用地的批復(fù)》的發(fā)文字號為“鄂政土批〔2015〕1062號”，《蘇州市機構(gòu)編制委員會關(guān)于同意調(diào)整蘇州市人民政府教育督導(dǎo)機構(gòu)設(shè)置的批復(fù)》的發(fā)文字號為“蘇編發(fā)〔2017〕11號” ……筆者認為， 《條例》雖未對黨政公文發(fā)文字號中的“機關(guān)代字” 作明確規(guī)定， 但應(yīng)依照國務(wù)院的做法， 將批復(fù)的機關(guān)代字統(tǒng)一寫為“×函”， 以免混亂。比如《北京市人民政府關(guān)于昌平新城規(guī)劃（2005年—2020年）的批復(fù)》（京政函〔2007〕7號）， 《省人民政府關(guān)于湖北省“十三五” 高效節(jié)水灌溉總體方案的批復(fù)》（鄂政函〔2017〕88 號）， 機關(guān)代字的使用就比較規(guī)范。

復(fù)函的機關(guān)代字相對簡單， 就是“×函”， 沒有異義。

報告屬于典型的上行文， 機關(guān)代字應(yīng)寫作“×發(fā)”， 此處的“發(fā)” 并非“下發(fā)” 之意， 而是指采用了“文件格式”， 以區(qū)別于“信函式” 公文。工作中常常出現(xiàn)的“×報” “×呈” “×請” “×文”“×函” 等機關(guān)代字都應(yīng)該統(tǒng)一為“×發(fā)”。在這一點上， 筆者十分贊同黃澤瓊老師發(fā)表在《應(yīng)用寫作》雜志上《上行文“機關(guān)代字” 應(yīng)當規(guī)范》一文的觀點， 在此不再贅述。

五、語言風格

批復(fù)、復(fù)函和答復(fù)性報告的行文關(guān)系不同，受文對象不同， 因而語言風格也呈現(xiàn)出一定的變化。批復(fù)是典型的下行文， 語言表達簡明扼要、果斷有力， 態(tài)度明確、斬釘截鐵， 多使用指令性語言， 以體現(xiàn)上級機關(guān)的權(quán)威。在批復(fù)引據(jù)中， 常用“你單位《關(guān)于……請示》收悉”這樣的語句。答復(fù)函作為平行文， 語言表達和緩誠懇， 注重禮貌， 以體現(xiàn)對對方的充分尊重。回復(fù)性報告作為上行文， 語言表達謙虛恭敬，以表現(xiàn)下級對上級的尊重與服從。批復(fù)、答復(fù)函和回復(fù)性報告的行文語氣和常用語也有所不同。引述來文時， 批復(fù)常用“你單位《關(guān)于……請示》收悉” 這樣的語句， 然后用“經(jīng)研究， 現(xiàn)批復(fù)如下： 同意……” 句式， 將上級的態(tài)度明白無誤地表達出來。不相隸屬機關(guān)之間使用的復(fù)函的發(fā)文引據(jù)一般用“貴單位《關(guān)于……的函》收悉” 的語句， 稱呼對方時用“貴”字， 體現(xiàn)對對方的尊重與禮貌， 然后用“經(jīng)研究， 現(xiàn)答復(fù)如下： 同意……” 的句式， 下文中只要提到對方單位， 便應(yīng)“貴” 字當頭?；貜?fù)性報告常用“×月×日《關(guān)于×××××的函》收悉”或“×月×日××機關(guān)（單位） 轉(zhuǎn)來的×××文已悉”，然后用“經(jīng)調(diào)查（了解）， 現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下： ……” 等句式組織文字， 顯示對上級機關(guān)所安排工作的重視。俗話所說的“對什么人說什么話” “在什么山頭唱什么調(diào)兒”， 在黨政公文寫作中都有所體現(xiàn)。

六、結(jié)語使用

批復(fù)有著固定的結(jié)語， 一般在表態(tài)結(jié)束后，另起一行用“特此批復(fù)” 作結(jié)， 有時也可寫作“專此批復(fù)” 或“此復(fù)”。如果批復(fù)的主體部分較長， 也可以不寫結(jié)語， 以“要求” “希望” 代之。復(fù)函一般用“特此函復(fù)” 或“專此函復(fù)” 作結(jié)。筆者認為， 復(fù)函最好不要用“此復(fù)” 作結(jié)， 原因有二： 其一， 因為“此復(fù)” 是縮略語， 更加簡潔有力， 上級機關(guān)對下級機關(guān)的批復(fù)中使用“此復(fù)”， 可以體現(xiàn)權(quán)威性， 而復(fù)函的受文者是不相隸屬的機關(guān)， 不宜用“此復(fù)”， 避免給對方造成一種高高在上的感覺。其二， 避免和使用“此復(fù)” 作為結(jié)語的批復(fù)混淆。答復(fù)性報告， 一般用“特此報告” 作為結(jié)語。